Multipolar Technology Hadirkan Solusi MailApp

Jakarta, Itech– Memasuki era digital sudah selayaknya administrasi persuratan dikelola secara modern dan paperless, yang dapat diakses dari mana pun dan kapan pun. Terlebih dengan kondisi pandemi saat ini, di mana pekerjaan atau kolaborasi harus dapat dilakukan dari mana saja dengan meminimalkan pengiriman, sirkulasi, dan tanda tangan berkas atau dokumen secara fisik.

Melihat pentingnya hal ini, PT Multipolar Technology Tbk (Multipolar Technology) bekerja sama dengan PT Helios Informatika Nusantara mengadakan webinar dengan topik “Permudah dan Percepat Pengelolaan dan Administrasi Persuratan Secara Digital” (22/7), yang memperkenalkan aplikasi persuratan MailApp berbasis web dan dilengkapi versi mobile guna memudahkan aksesibilitas dan mobilitas.

Pertumbuhan dan sirkulasi dokumen dalam jumlah besar menjadi tantangan yang tidak ada habisnya apabila tidak didukung tata kelola berbasis teknologi. Masih banyak institusi yang harus mengelola dan mendata surat atau dokumen seperti surat masuk dan keluar, review konsep surat, serta disposisi surat secara manual atau belum terintegrasi. Namun jika jumlah surat masuk, surat keluar, dan disposisi yang dikelola sudah mencapai ribuan, hal ini sulit dilakukan tanpa dukungan aplikasi yang memadai.

“Kami menghadirkan aplikasi MailApp siap pakai yang mudah digunakan, aman, serta dapat diintegrasikan dengan aplikasi kolaborasi yang umum dipakai sehari-hari seperti email dan Office 365. MailApp memiliki fitur lengkap yang memudahkan pembuatan berbagai jenis surat berdasarkan format standar, pengarsipan terpusat, pelacakan surat, dan kemampuan menangani dokumen dalam jumlah hingga ribuan setiap bulannya. Untuk mendukung mobilitas, MailApp juga dilengkapi dengan fleksibilitas akses via aplikasi mobile,” papar Erlina, Division Head Project Management Office Multipolar Technology.

MailApp yang dikembangkan sendiri oleh Multipolar Technology ini menyuguhkan kemampuan merekam dan melacak histori persetujuan dokumen, sistem editor yang user friendly, lengkap dengan fitur digital signature dan QR Code. Pencarian surat atau berkas dapat dilakukan secara cepat dengan fitur pencarian melalui beberapa parameter, dan penelurusan pemrosesan surat bisa diketahui setiap saat melalui log surat. Dengan aplikasi yang berbasis web dan mobile, MailApp bisa diakses dari mana pun dan kapan pun secara mudah dan cepat. 

“Keunggulan lainnya adalah, pengoperasian MailApp demikian mudahnya karena aplikasi ini terintegrasi dengan Microsoft Word dan Microsoft Exchange atau Outlook yang sudah biasa kita pakai sehari-hari, sehingga tidak usah kuatir lagi dengan kesenjangan teknologi. Penata kelola administrasi persuratan bisa melakukan pemantauan melalui dashboard dan reporting dengan active chart, atau melakukan penyesuaian peran pengguna dan pengaktifan fitur tertentu hanya dengan setting parameter saja,” tambah Erlina. (red)